如何為活動找到合適的空間？教你用「坪數」算出最適合的活動人數！
2022年6月27 星期一
無論是課程講座、論壇工作坊，或是桌遊聚會、生日派對，在舉辦各類活動時，最重要也往往最令人困擾的就是「如何找到合適的活動空間」，舉凡可容納人數、空間格局，以及場地提供的設備，都是需要納入考量的重點。
這篇文章將我們將從「空間大小」的主題切入，認識坪數與人數之間的關係，教你如何用場地大小推算出合適活動人數，或依照參與活動的人數來尋找合適大小的場地！
為什麼要用「坪數」來找「活動場地」？
如果你有過為活動尋找場地的經驗，應該經常聽到場地方這樣描述：「我們場地有 15 坪，大概可以容納 30 人」。大多數的咖啡廳、會議室提供場地租借時，都只會告訴客人這個場地有幾坪，或大概可以容納多少人。
然而「坪數」對於平常不熟悉空間產業的一般人來說，其實是一個相對不直覺的單位；而「大概可以容納 30 人」這樣的說法，其實也存在許多不同的解釋空間：是 30 個人坐著開會？如果舉辦需要大桌面的手作課程，一樣能容納下 30 人嗎？若包含站著的工作人員，或許可以塞進更多人？...
由此可知，依據活動性質的不同，每個參與人員會需要實際使用空間大小也不同，真正會需要多大的空間，只有身為主辦方的你才知道真正的需求！所以，想找到對的場地，最理想就是親自掌握「坪數與活動人數」的關係，才不會為了省錢，租到太小的空間；或是花了錢，選擇太大的空間而浪費。
坪數與人數該如何換算？
先快速帶大家認識「坪數」，算法其實很簡單：
坪數 = 空間長 (m) × 空間寬 (m) × 0.3025
所以一個長 4 公尺、寬 4 公尺 的空間，換算下來大概就是 5 坪左右。
但光是知道坪數還不夠，我們還需要知道「不同活動類型下，一坪大約可以容納多少人」。先以 Happ. 小樹屋最常見的幾種活動類型為例，一起來看看坪數與活動人數的關係：
手作課程、辦公用途
「每坪約 1.2 人 / 每人約 0.8 坪」
容易使用到各類工具及材料的手作課程，或是人手一台筆記型電腦與其他書面資料的辦公用途，通常會需要足夠的桌面空間來容納各種物品，而且每個人都會需要能夠獨立作業、不互相干擾的空間。
這種型態的空間使用，最佳的舒適度大約是「每坪容納 1 ~ 1.2 人」，實際上再依器材多寡，在上述範圍內進行調整，通常都能確保來參與活動的學員或 coworking 的夥伴，能有舒適的空間進行長時間的活動。
瀏覽空間
讀書會、討論為主的會議
「每坪約 1.5 人 / 每人約 0.7 坪」
像讀書會、討論會議等相對靜態點的活動，沒有過多的物品，頂多一人一本書或一些文件的狀況下，按照我們的經驗，「每坪容納約 1.5 人」是最 CP 值最佳的空間大小。在活動簡單的情況下，不用選擇太大的空間，依然能夠有舒適、高品質的享受！
瀏覽空間
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講座論壇、聊天聚會
「每坪約 2 人 / 每人約 0.5 坪」
至於講座類型活動，或是三五好友單純的聊天聚會，在「沒有太多私人物品」的情況下，則可以抓到「每坪容納 2 ~ 2.2 人」。若是單純講師分享為主的講座，台下聽眾甚至可以不需桌子，保留椅子或站位，讓空間容納下更多來賓！
瀏覽空間
瀏覽空間
從活動需求出發 找出最合適的活動空間
以上就是不同活動類型與對應的坪數、人數換算的方法，希望能夠提供給主辦活動的你一點參考！然而就像前面提到的，不同類型活動會需要的空間大小不同，實際最了解的還是身為活動主辦者的你！隨著活動預算以及想要的舒適度不同，同時也考量過往舉辦活動的經驗，選擇最合適的空間來使用，才能讓活動圓滿進行。
而除了空間坪數以外，桌椅大小、座位分布甚至空間動線，也都對活動的順利進行與否有著不小的影響，就留到下一篇文章，再讓 Happ. 小樹屋與你細細分享！如果你覺得這篇文章有幫助到你，也歡迎不吝替我們分享出去！