企業如何選擇異地、遠端辦公或居家辦公？小樹屋人資長帶你找到疫情下最高效辦公模式！
2021年5月20 星期四
最近台灣疫情升溫，更首次達到三級防疫警戒。雖然現階段政府仍允許多數企業維持營業辦公，但是為了員工健康安全，降低疫情導致的營運風險，企業勢必要開始考慮分班分流、遠端/遠距辦公等新型態工作模式。避免群聚、維護員工健康的同時，也減少疫情對企業帶來的衝擊。
筆者身在 Happ. 小樹屋人資部門，對於眾多工作地點模式有些多樣經驗。小樹屋自成立以來，因各成員工作內容不同，有一半的成員為遠端工作；另一半的成員為異地辦公，且需要在各地面對客戶並管理營業地點；除此之外，我們也保有總部辦公室供成員辦公。
因此在疫情期間，我們一方面受惠於長期遠端工作的經驗，在遠端/居家工作上應變有餘；同時也為總部辦公室與異地辦公的成員規劃了許多額外防疫措施。以下，我們將各種企業的工作性質與整體條件整理為表格，對應出適合的工作模式。希望幫助企業主與人資朋友，迅速安頓好公司的辦公方式，在防疫警戒三級時仍維持正常營運！
遠距工作、分班分流大不同
現在常聽到的分班分流及遠距辦公，兩者都有一定程度上的防疫作用，但使用條件不同，也可能以不同比例同時結合使用（只是人資朋友現在已經很辛苦了，兩者併用可能會更累 QQ）。
根據辦公方式與業務需求，我們可以概略區分兩者的使用情境如下：
從上表中可以得知，「遠距辦公」的形式非常多元，依不同工作內容與性質，又能進一步分為：異地辦公、遠端辦公、居家辦公三種型式。
防疫、數位化與管理等面向 找出最適合的辦公類型
異地辦公跟遠端辦公，在概念上幾乎相同，都是在「有別於原辦公室的不同地點」工作。實務上差別在於工作內容：
異地辦公可能包含許多現場作業，例如包裝、影印等，所以形式上更像是第二辦公室；而遠端辦公則著重在以電腦連網可完成的工作，因此地點可以更有彈性。但遠端工作所需的協作軟體、通訊軟體、視訊會議設備、差勤管理等，也常使企業在選擇與導入上花費不少心力。
若是為了防疫考量，辦公方式安全性由低到高的選擇通常是：
- 原地辦公不分班
- 原地辦公分班分流
- 遠距辦公（異地辦公 <= 遠端辦公 < 居家辦公）
過渡期的最佳應變方案：遠距異地辦公
雖說如此，但各行各業工作性質不同，並非所有企業皆適用防疫等級最高的辦公方式。加上本次疫情來的又快又急，許多公司難以就現有辦公室做到分班分流人數控管，也無法立即轉成遠距辦公，最終只能無奈採用原地辦公、甚至不分班的方式，讓企業籠罩在疫情的高風險之下。
對企業主與管理階層而言，人員管理上的不確定因素也按上述順序提高：一旦員工們異地辦公離開原有辦公室，甚至進入到遠端工作的方式，離開了老闆與主管的視線內，企業如何確保員工的工作心態與產出效能仍維持一致；防疫期間員工的團隊士氣和心理潛在壓力，以及成員們互不見面時的溝通成本，想必也是多數企業主的首要煩惱之一
面對上述三項難題，在遠距辦公的三大分類中的「異地辦公」與「遠端辦公」，將成為一個暫時性的企業辦公最佳方案。如上圖所示，不僅適度提高防疫安全、降低團隊管理難度以外，異地辦公、遠端辦公相對於原地辦公，企業更能有效且安全的進行分班分流人數控管。
如果企業的數位轉型程度尚不允許啟動遠端辦公，或者從團隊管理角度上無法一時之間開放員工遠端、居家辦公，此時異地辦公便成了能多方兼顧的最佳過渡期選項！
小樹屋異地分流辦公專案 即刻啟動防疫新模式
異地辦公雖有眾多好處，但普遍辦公室以月租、年租為主，無法彈性配合疫情時的短租需求變化，此時據點眾多的小樹屋則成為彈性、低負擔的最佳解決方案！
在台北市擁有近 200 間各式大小辦公空間，能適應小到大型團隊的分流需求；地點分佈廣，可讓員工就近辦公，減少交通距離。除了原本既有的彈性時租服務，小樹屋更推出週租、月租等方案，讓企業主能配合快速的疫情變化，敏捷做決策，更同時保障工作效率與員工身心健康。
若您的企業有異地、分流等遠距辦公需求，歡迎到 Happ. 小樹屋異地、分流辦公專案 瀏覽空間並進一步了解詳情，或直接與小樹屋 LINE 客服聯繫：@kzu3062y