用異地分流辦公，在防疫與工作效率間找出最佳解！——鴻揚科技分流經驗分享

疫情持續升溫，許多企業紛紛轉為遠端工作以應對疫情，確保員工健康安全，降低疫情導致的營運風險。其中分流辦公、遠距辦公都是常見的選擇。

Happ. 小樹屋透過線上專訪，邀請到使用 Happ. 小樹屋空間進行分流辦公的鴻揚科技，與大家分享分流辦公的實際經驗；同時也分享在企業在規劃分流辦公過程時，可以實踐的四大防疫技巧！

異地分流辦公模式 顧及防疫安全與工作效率 

成立於 2003 年的鴻揚科技，主要協助如 HP 惠普等大型企業客戶，訂製符合業務需求的企業級商用系統，公司一共有 6 個事業部門，是個擁有 170 名成員的大團隊！疫情期間採取分流辦公的他們，也遭遇了許多人員與空間管理的挑戰：

Q：疫情期間的工作模式和原本相比有哪些不同？

A：確實比起過去直接在辦公室面對面來說，疫情期間必須保持距離，溝通變得較不方便。但相較於各自在家工作，以分流辦公的形式讓合作較為密切的同事能直接溝通，效率也比較高。能夠安心使用辦公空間的話，無疑對於有需要實體辦公模式的團隊有眾多好處，小樹屋甚至提供我們單樓層多個房間的承租模式，讓我們兼具快速溝通與減少接觸的辦公模式！

Q : 如何挑選合適的分流辦公空間呢？

A : 首要考量的重點一定是「環境」，乾淨衛生是最基本的，同時也要確認有沒有做好定期消毒、實聯制、量體溫、提供酒精等防疫相關措施，像是此次租用的小樹屋的空間，除了都有做到這些，還會跟我們確認上下班時間，並安排在非上班時間請專屬管家清潔消毒環境以避免接觸。此外，疫情之下大家的情緒可能都會比較緊繃，選擇舒適的設計、有明亮採光的空間等，也能讓工作時的心情變的更好，這部分相比其他辦公空間，小樹屋提供的所有空間都非常具有設計感，大多都有對外窗提供採光、沙發間可以邊休憩邊討論，這次使用下來真的很舒適。

Q：對於其他因疫情無法至公司上班的企業，有任何工作模式的建議嗎？

A：面對疫情有很多種應變方法，對我們公司來說，在組織架構和業務內容上無法馬上實施全面遠端，而採用分流辦公則是在確保一定的防疫保護下維持辦公效率的方法。此次租用小樹屋，除了解決空間的使用需求，同時也大幅度減少一般辦公室簽約、牽線、以及 OA 購買等問題。

延伸閱讀：企業如何選擇異地、遠端辦公或居家辦公？小樹屋人資長帶你找到疫情下最高效辦公模式！

分流辦公四大防疫重點

1. 盡量選擇固定地點分流辦公：若採取分流辦公，盡量選在同一個固定空間，使通勤路線與出入的地點更加單純，較易於追蹤與釐清過往足跡。
2. 以梅花座等方法保持室內社交距離：分流辦公時，可透過設置梅花座等方式，保持室內 1.5 公尺的安全社交距離。此外，實行分流辦公後也能減少原辦公空間的人員量，較容易符合安全社交距離。
3. 確保空間定期進行消毒作業：利用換班期間等無人員流動的空檔，進行完善的消毒作業，避免病毒殘留空間內，也增加員工對辦公空間的安心感。
4. 盡量避免在同一空間用餐：用餐時勢必得拿下口罩，此時一定要與其他共餐的人保持社交距離（採梅花座，或是空間區隔等），且避免交談。可以的話，也盡量避免多人於同一空間用餐。